Medewerker Onderwijsbeheer

Functie

• Je ondersteunt de interne beroepscommissie voor studievoortgangsbeslissingen administratief. Dat betekent onder andere dat je: de nodige dossierstukken verzamelt, de vergaderingen plant, lokalen boekt, de beroepscommissie samenstelt op basis van gedefinieerde regels, de partijen uitnodigt voor de zitting en de ontvankelijkheid van de dossier nagaat. je bereidt daarnaast zelfstandig onontvankelijkheidsbeslissingen voor die door de interne beroepscommissie genomen moeten worden. Je staat ook in voor de jaarlijkse rapportering over interne beroepen aan de Onderwijsraad. Je beheert daarvoor de databank met dossiers. In de periode van 1 september tot 15 oktober ben je onmisbaar.
• Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en logistieke coördinatie van de starttoetsen (verplichte ijkingstoetsen). Dat betekent dat je jaarlijks vergaderingen bijwoont met andere universiteiten en hogescholen om het logistieke/administratieve proces van de starttoetsen te verfijnen. Binnen UHasselt zorg je ervoor dat lokalen gereserveerd worden, toetsen en infosheets met werkwijzes voor elke opleiding klaarliggen, bewegwijzering klaar staat, studenten de juiste communicatie ontvangen over het hoe, waar en wat van hun ijkingstoets en ben je aanwezig tijdens de jaarlijkse ijkingstoetsmomenten (1 voormiddag begin juli, 1 voormiddag eind augustus) om studenten en opleidingen wegwijs te maken tijdens dit spannende moment. Je werkt (in de voorbereiding) op deze dagen samen met andere diensten en staat in voor een goede informatiedoorstroom tussen alle betrokkenen. Je ondersteunt tevens de interne werkgroep 'Remediëring' door de agenda voor te bereiden, vergaderingen te plannen, verslag te nemen, en de inhoudelijke medewerkers die de remediëring uitwerken te helpen bij het digitaliseren ervan.
• Je ondersteunt de stafmedewerker die binnen de dienst verantwoordelijk is voor het vormgeven en monitoren van de ECTS-fiches die alle informatie over onze opleidingsonderdelen bevatten (de studiegids). Dat betekent dat je samen met de stafmedewerker binnen onze dienst opleidingen of ondersteuners met vragen over het invullen van de ECTS-fiches adviseert, dat je opvolgt of ECTS-fiches tijdig beschikbaar zijn en volledig en correct werden ingevoerd binnen de krijtlijnen van het onderwijs- en examenreglement. Je kan hierbij inspelen op onverwachte situaties: je analyseert de situatie en implementeert oplossingen. Je staat mee in voor de voorbereiding van nota’s voor beleidsorganen die inzicht geven in het opleidingsaanbod van UHasselt en het naleven van de toepasselijke overheidsregelgeving.
• Verder sta je samen met een collega-medewerker in voor de administratieve ondersteuning van de vicerector, de directeur en de stafmedewerkers binnen de dienst. Dit betekent dat je vergaderingen inplant, vergaderingen logistiek ondersteunt (boeken catering, lokalen etc.), webpagina’s van de dienst onderhoudt, bestellingen opvolgt etc.
• Je doet proactief voorstellen om de processen waaraan je meewerkt, te verbeteren en je werkt actief mee aan het uitwerken van deze verbeteringen na validatie met als doel een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren.

Jouw profiel

• Je behaalde een (professionele) bachelor en hebt ervaring met administratieve ondersteuning/officemanagement.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met juridische procedures en het correct toepassen van reglementen.
• Het proactief ondersteunen van collega’s geeft jou voldoening.
• Je bent communicatief sterk en hanteert een heldere en correcte schrijfstijl, zowel in het Nederlands als in het Engels.
• Je werkt vlot met MS Office- (word, excel, powerpoint) en Google-toepassingen (Mail, Drive, Agenda, …). Ervaring met CMS (Umbraco) is een pluspunt.
• Je bent in staat autonoom en punctueel te werken en blijft hierbij de teamdoelstellingen vooropstellen.
• Je zorgt voor een efficiënte organisatie van de aan jou toegewezen opdrachten en garandeert een vlotte voortgangscontrole.
• Je beschikt over een samenwerkingsgerichte houding en draagt actief bij aan een aangename werksfeer.
• Je bent proactief en werkt nauwkeurig
• Je houdt ervan om structuur aan te brengen. Tegelijkertijd beschik je over de nodige flexibiliteit om je aanpak aan te passen in functie van wijzigende behoeften of prioriteiten.
• Onverwachte situaties schrikken je niet af. Je speelt erop in en gaat op zoek naar oplossingen

• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen

Aanbod

Je wordt aangesteld als Administratief en Technisch Personeel en verloond volgens .
We bieden jou een voltijdse overeenkomst van onbepaalde duur. Een deeltijdse tewerkstelling (minstens 80%) is bespreekbaar. Jouw verloning wordt aangevuld met een groepsverzekering, eindejaarstoelage en vakantiegeld, laptop, headset, hospitalisatieverzekering voor het hele gezin, ecocheques, 35 verlofdagen per jaar, 14 feestdagen en collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Daarnaast kan je rekenen op initiatieven die jouw welzijn, een goede work-life balans en levenslang leren ondersteunen: telewerkregeling, fietsvergoeding, (elektrische) deelfietsen & poolwagens, permanent opleidingsaanbod, loopbaanondersteuning, korting in onze bedrijfsrestaurants, kinderopvang tijdens vakanties, ....

Solliciteren

Katrien Coeimans
011268049
katrien.coeimans@uhasselt.be